MICE in der Hotellerie - Monopol? Kommt drauf an, wo man hinschaut.

Gastblogpost von Björn Sänger, VDVO-Vorsitzender, zum Start der Roadshow

Monopol? Kommt drauf an, wo man hinschaut.
Was die erste Einkäuferbefragung des VDVO über die Macht der MICE-Portale zeigt und warum die Tagungshotellerie zur MICE-Roadshow kommen sollte

2018 hat der Hotelverband Deutschland (IHA) die MICE Task Force ins Leben gerufen. Der Gedanke dahinter: Die Tagungshotellerie soll nicht ein zweites Mal erleben, was sie mit den Buchungsportalen im Übernachtungsgeschäft erlebt hat. Damals kam die Erkenntnis zu spät. Von Beginn an hat die IHA den VDVO gebeten, die Sicht der Einkäufer und Planer einzubringen. Denn wohin sich der Vertrieb im Veranstaltungsgeschäft entwickelt, entscheidet am Ende auch die Nachfrageseite.

In diesem Jahr hat der VDVO erstmals systematisch erhoben, wie Veranstaltungsplaner in Deutschland tatsächlich einkaufen. Parallel laufen derzeit vertiefende Interviews mit Einkäufern und Planern. Was ich hier beschreibe, ist deshalb ein Zwischenstand. Die Tendenz ist aber eindeutig. Die vollständigen Ergebnisse stelle ich ab dem 21. Oktober exklusiv auf der MICE-Roadshow „IHA vor Ort“ vor. Drei Linien sind schon jetzt klar erkennbar. Die erste dürfte viele Hoteliers beruhigen. Sie sollte es nicht.

Die Zahl, die Hoteliers beruhigen dürfte
Der Großteil der Anfragen erreicht die Hotels weiterhin direkt: per E-Mail, über das Anfrageformular auf der Website oder über den persönlichen Kontakt ins Haus. Ein beachtlicher Teil der Planer nutzt überhaupt kein Portal. Wer nur auf diesen Durchschnitt schaut, hält die Portalfrage für ein Randthema. Das ist ein Denkfehler.

Der Durchschnitt ist die falsche Messlatte
Marktmacht misst das Wettbewerbsrecht nicht am gesamten Geschäft. Es misst sie in dem Bereich, in dem ein Anbieter tätig ist. Für Gruppen- und Veranstaltungsanfragen im Hotel heißt das: Ob Portale 15, 20 oder 80 Prozent aller Anfragen vermitteln, beantwortet die Frage nicht. Entscheidend ist, wie sich das Portalgeschäft selbst verteilt und wer darin den Takt vorgibt. Ab einem Anteil von 40 Prozent vermutet das Gesetz eine marktbeherrschende Stellung.

Ein Indiz liefert die Hotelumfrage der IHA vom Juni 2025: Über 60 Prozent der befragten Hotels nutzen denselben Plattformanbieter. Eine Nutzungsquote ist kein Marktanteil. Sie ist aber ein Signal, das kein Hotelier ignorieren sollte. Und für einen Verband der Einkäufer ist es keine akademische Frage.

Was Portale für Einkäufer leisten
Für viele VDVO-Mitglieder sind Portale ein Gewinn. Wer strategisch einkauft, bekommt dort, was der Direktweg nicht liefert: einen Überblick über alle Ausgaben für Hotels und Veranstaltungen, einheitliche Zahlungsziele und Bedingungen, eine einzige Lieferantenanlage statt Hunderter und eine saubere Compliance. Dazu kommen Vergleichbarkeit und Reichweite, wenn kurzfristig in mehreren Städten gesucht wird, und ein Serviceteam, das auch große Vorhaben begleitet.

Deshalb läuft bei einzelnen Großeinkäufern nahezu alles über ein Portal. Entschieden hat das meist nicht die Planerin, sondern der Einkauf. Wer so viel Volumen bündelt, hat Gewicht. Er kann beim Portal durchsetzen, was er braucht, bis hin zur Auswahl der Hotels, die seinen Buchenden angezeigt werden.

Für Hotels heißt das: Das Portal gewinnt nicht das einzelne Haus. Es gewinnt den Rahmenvertrag mit dem Unternehmen. Der Weg zu diesem Kunden führt dann für jedes Hotel durch dieselbe Tür. Wer darauf reagiert, indem er die Buchenden am vorgeschriebenen Kanal vorbei zur Direktbuchung bewegt, löst das Problem nicht. Für den Einkauf ist das ein Regelverstoß.

Was auch den Portalnutzern fehlt
Selbst wer überzeugt über ein Portal einkauft, vermisst Grundlegendes. Im Übernachtungsgeschäft sind Preis und Verfügbarkeit selbstverständlich sichtbar, bei Gruppen und Veranstaltungen meist nicht. Angebote kommen nach Tagen statt nach Stunden, obwohl oft das Hotel den Zuschlag bekommt, das zuerst antwortet. Hotelprofile sind zu dünn, also wird nebenher auf Websites recherchiert. Ein Teil davon liegt bei den Hotels. Ein anderer Teil hängt davon ab, was eine Plattform überhaupt durchlässt.

Warum das alle VDVO-Mitglieder betrifft
Dass ein großer Einkäufer sein Gewicht nutzt, um beim Portal das Beste für sich herauszuholen, ist legitim. Genau dafür bündelt er Volumen. Zum Thema für den VDVO wird es an anderer Stelle: Dieselbe Plattform bedient auch Einkäufer, die kein solches Gewicht haben.

Wenn die Steuerungsmacht einer Plattform dazu führt, dass diese Nutzer nicht das beste Gesamtangebot sehen, sondern das, was für die Plattform am besten ist, dann zahlen sie für eine Steuerung, die sie nicht erkennen können. Bei einer umsatzabhängigen Provision ist das für die Plattform beste Angebot nicht automatisch das beste für den Einkäufer. Das zeigt sich nicht nur im Preis, sondern auch bei der Auswahl der Hotels, bei Bedingungen, Verfügbarkeit und Service.

Der VDVO vertritt die Einkäufer, die großen wie die kleinen. Für beide gilt derselbe Anspruch: Wer über eine Plattform einkauft, muss sich darauf verlassen können, dass sie in seinem Interesse vermittelt. Deshalb schauen wir genau hin.

Was Planer wirklich stört
Die zweite Linie aus der Erhebung ist für Hotels die gute Nachricht, sofern sie sie ernst nehmen. Der stärkste Hebel für mehr Direktgeschäft ist nicht der Preis. Es ist die Abwicklung.

Was das konkret heißt, zeigen die Interviews. Eine Event-Verantwortliche aus dem Dienstleistungssektor, die den Großteil ihrer Veranstaltungen direkt bucht, hat den Portalweg ausprobiert und wieder zurückgefahren. Ihre Begründung: „Es ist nicht so, dass ich den anderen Weg nicht kenne. Ich finde ihn aber nicht besser.“

Im selben Gespräch zählt sie auf, was sie an Hotels stört. Angebote, die unübersichtlich sind und in denen Stornobedingungen oder AGB fehlen. Online-Formulare, auf die nie eine Antwort kommt. Ein Ansprechpartner vor Ort, der von der Veranstaltung nichts weiß, weil die Absprache mit jemand anderem lief. Ihr Wunsch an die Hotellerie passt in einen Satz: „Da müsste halt mehr Verbindlichkeit rein.“

Das sind keine Portalprobleme. Das sind Hotelprobleme. Jedes davon ist ein Argument für das Portal, und die Hotellerie liefert es selbst.

Warum das kein Thema für nächstes Jahr ist
Die dritte Linie: Der Markt ist träge. Die allermeisten Planer haben ihren Beschaffungsweg in den letzten zwei Jahren nicht geändert. Das ist Stabilität, solange die Beziehung hält. Es heißt aber auch: Wer einen Kunden an einen Kanal verliert, bekommt ihn nicht im nächsten Quartal zurück. Und wer bei der Ausschreibung eines Einkaufs nicht dabei ist, wartet auf die nächste. Die kommt alle paar Jahre.

Was ich auf der Roadshow vorlege
Warum und in welchem Umfang der VDVO diese Entwicklung beobachtet, auch aus wettbewerbsrechtlicher Sicht, erläutere ich auf der Roadshow.

Dazu kommen die vollständigen Ergebnisse der Einkäuferbefragung, mit allen Zahlen und mit ihren Grenzen. Anschließend diskutieren Hotellerie, Verbände und Dienstleister, wer das Geschäft künftig steuert. Diese Frage ist offen. Entschieden wird sie aber nicht in den Hotels, die zuhause bleiben.

Die Roadshow-Termine im Überblick
Die Veranstaltungen finden jeweils von 14:00 bis 18:00 Uhr in IHA-Mitgliedshotels statt. Die Teilnahme steht Mitgliedern wie Nicht-Mitgliedern offen.
Die Teilnahme ist kostenfrei, eine Anmeldung ist erforderlich. Aufgrund der begrenzten Plätze wird eine frühzeitige Registrierung empfohlen.
 

Autor:
Björn Sänger, Vorstandsvorsitzender, Verband der Veranstaltungsorganisatoren e.V. (VDVO)