progros

24.04.2024

progros baut digitalen Hub

Im Bild (v.l.): Tim Rohnalter (l.), Head of Technical Development, Tommi Huuhtanen, Chief Procurement Officer (M.) und Jochen Oehler, Geschäftsführer progros. Bild: progros
Im Bild (v.l.): Tim Rohnalter (l.), Head of Technical Development, Tommi Huuhtanen, Chief Procurement Officer (M.) und Jochen Oehler, Geschäftsführer progros. Bild: progros

Frisch an den Start gegangen ist der neue digitale Hub „myprogros“. „myprogros“ hält für ihre rund 900 Privathotels und Hotelketten alle relevanten Informationen wie Lieferantenprofile, Zertifikate, ESG-Nachweise, Produkt- und Erklärvideos, Campus-Angebote, Sonderaktionen oder auch Managementreports jederzeit abrufbar bereit. Über ein „Single Sign On-Verfahren“ sind zudem die führenden Technologieplattformen cisbox als auch FutureLog für das digitale Bestell-, Warenwirtschafts- auch Rechnungsmanagement vollintegriert angebunden. Ebenfalls neu ist das Lieferantenbewertungsportal „proCHECK“.

 Neu eingeführt hat progros den digitalen Hub „myprogros“. Mit „myprogros“ hat progros einen digitalen Ort geschaffen, an dem alle für den Einkauf und die Beschaffung relevanten Informationen zu finden sind. „Im Zentrum der Entstehung des Digital-Hubs „myprogros“ standen von Anfang an zwei Gedanken: Zum einen die Idee, einen „Single Point of Truth“ zu schaffen, also einen zentralen Platz, an dem möglichst viele Original-Informationen schnell und einfach zu finden sind. Zum anderen war unser Ziel, dass die Hotels ohne erneute Passworteingabe (Single Sign On-Verfahren; Einmalanmeldung) und somit ohne jedwede technische Barriere direkt in alle unsere vollintegrierten und angebundenen Bestell-, Warenwirtschafts- oder auch Rechnungssysteme navigieren können. Beides zusammen ist gelungen und soll den rund 900 Privathotels und Hotelketten, für die wir im Einkaufsmanagement arbeiten, sowohl Arbeitszeit sparen, Bürokratie reduzieren, die Transparenz erhöhen und somit die gesamten Prozesskosten senken“, sagt Jochen Oehler, CEO der progros.

Digitaler Lieferantenbereich für Hotels
Im großen Lieferantenbereich auf „myprogros“ haben alle Hotels Zugang zu allen wichtigen Informationen aller gelisteter Liefer- und Netzwerkpartner. Dazu gehören allgemeine Profildaten, Sortimente, Produktkompetenzen, Videos, Bilder, Konditionen, Ansprechpartner und existierende Zertifikate oder – ganz wichtig – ESG-Nachweise. In dem Zuge hat progros, wie jüngst berichtet, eine standardisierte ESG-Verpflichtungserklärung unter juristischer Begleitung entwickelt, die allen Liefer- und Netzwerkpartnern vorliegt. Sobald diese ESG-Verpflichtungserklärung unterschrieben ist, ist sie nach kurzem Freigabeprozess in „myprogros“ zu finden und abrufbar.

proCHECK – neues Lieferantenbewertungsportal
Neu aufgesetzt in „myprogros“ wurde auch das Lieferantenbewertungsportal proCHECK. Die Hotels können somit alle Liefer- und Netzwerkpartner individuell bewerten. Hierbei liegt ein Kriterienkatalog von 10 Qualitätsmerkmalen zugrunde. Tommi Huuhtanen, Chief Procurement Officer der progros: „Die Bewertungen durch die Hotels fließen in unser ISO-zertifiziertes Lieferantenmanagement ein und werden bei den jährlichen Gesamt-Bewertungen durch unsere Procurement-Spezialisten natürlich berücksichtigt. Die Bewertungen sind nicht anonymisiert. Ein „Code of Communication“ definiert zudem die Rahmenbedingungen für den Umgangston zwischen Hotels und Lieferpartnern.“

Beratungs- und Anfragebereich
Zu den Neuerungen gehört auch ein großer Beratungs- und Anfragebereich. So können die Hotels ihre operativen oder strategischen Einkaufs- und Beschaffungsanfragen über strukturierte Abfragen und Workflows an das Procurement-Team der progros senden. Oder sie wenden sich persönlich an die jeweiligen Spezialisten. Das 40-köpfige progros-Team umfasst allein 20 Einkaufsmanagerinnen und Einkaufsmanager, die alle ihre Wurzeln in der Hotellerie haben. Der Procurement- und Beratungsbereich ist aufgeteilt in Fachgebiete wie F&B, Küche, Housekeeping, Technik & Gebäude, Einrichtung & Hoteldesign, Hoteldienstleistungen oder auch Robotic- und KI-Lösungen.

Direkte Anbindung zu Bestell-, Warenwirtschafts- und Rechnungssystemen
Ohne technische Barrieren sind über ein „Single Sign On-Verfahren“ (Einmalanmeldung) die beiden Technologieplattformen cisbox als auch FutureLog vollintegriert angebunden. „Somit können die Hotels vom neuen Digital-Hub „myprogros“ direkt und ohne zusätzliche Passworteingabe in das von ihnen gebuchte Bestell-, Warenwirtschafts- oder Rechnungsmanagementsystem navigieren. Und natürlich wieder zurück. Die Häuser bleiben und bewegen sich also in „einer Welt“ und technischen Umgebung. Das ist eine erhebliche Entlastung für die Mitarbeitenden in den Betrieben“, so Tim Rohnalter, Head of Technical Development.

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Die E-Rechnung wird kommen. Ab 2028 sollen nach der Initiative der Europäischen Kommission „VAT in the Digital Age (ViDA) – Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter“ die reformierten digitalen Umsatzsteuer-Meldepflichten in Kraft treten. In Deutschland sind alle inländischen Unternehmen sogar schon ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen.
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