ROCKET Sales & Catering verbindet Belegungsplan, Function Sheet und PMS-Übergabe in einem System
Mit ROCKET Sales & Catering bringt unser Preferred Partner MICE DESK eine Software für den Convention-Sales-Prozess im Hotel auf den Markt, die Veranstaltungsräume, Tagungspauschalen und Leistungen in einem System führt. Verfügbar ab 1. August 2026. Fünfzehn Hotels hatten das Modul per Absichtserklärung bestellt, bevor die Entwicklung startete. Bis Jahresende plant MICE DESK den Rollout in 100 Häusern.
Das Modul führt Räume, Tagungspauschalen und Leistungen in einem System, erzeugt daraus das Function Sheet und übergibt jede abzurechnende Position an das PMS zurück. ROCKET Sales & Catering ist ausschließlich in Verbindung mit ROCKET Core verfügbar.
Function Sheet: 39 Minuten pro Vorgang
Ein Function Sheet ist das Arbeitsdokument, das alle Details einer Veranstaltung — Zeiten, Räume, Setups, Speisen, Technik — für Küche, Service und Technik zusammenfasst. Die über die Forschungszulage geförderte Prozesszeitenstudie von MICE DESK hat den Convention-Sales-Prozess 2024 in 34 Schritte zerlegt und die Bearbeitungszeiten in Hotels des 3- bis 5-Sterne-Segments im DACH-Raum in Echtzeit erfasst. Auf die Erstellung und Pflege des Function Sheets entfallen im gewichteten Durchschnitt 39 Minuten pro Vorgang, das sind 17,2 Prozent der gesamten aktiven Bearbeitungszeit. Weitere 42 Minuten, 18,5 Prozent, entfallen auf die Erfassung von Blöcken, Tagungsräumen, Setups und Zusatzleistungen in PMS und Sales-and-Catering-Tool.
Im System liegt die Erstellung eines Function Sheets bei rund einer Minute. Änderungen erzeugen eine neue Version, die Software benachrichtigt die betroffenen Abteilungen. Küche, Technik und Service arbeiten auf ihrer jeweiligen Ansicht, nicht auf einem Ausdruck von gestern.
Bedarf vor Entwicklung geprüft: 20 Interviews, 15 Absichtserklärungen
MICE DESK hat den Bedarf vor Entwicklungsbeginn erhoben. Seit 2025 führte das Unternehmen mehr als 20 kontextuelle Interviews mit Bestandskunden und Interessenten. Im Frühjahr 2026 unterzeichneten fünfzehn Hotels eine Absichtserklärung, überwiegend Independent-Häuser sowie zwei kleinere Gruppen. Bis Jahresende plant MICE DESK den Rollout in 100 Häusern, zusammengesetzt aus Bestandskunden, die auf das Modul umstellen, und Neukunden, die ROCKET Core einschließlich Sales & Catering vom Start weg nutzen.
„39 Minuten für ein Function Sheet sind kein Softwareproblem, sondern ein Prozessproblem", sagt Bernd Fritzges, Founder von MICE DESK. „Die Zeit entsteht dort, wo Veranstaltungsdaten den Systemwechsel nicht überstehen und zweimal erfasst werden."
Funktionsumfang: Belegungsplan, Function Sheet, AI Package Builder
Zum Start stehen alle Funktionsblöcke zur Verfügung: digitaler Belegungsplan mit Kombiraumlogik, Function Sheet mit KI-gestützter Versionierung, Stammdatenverwaltung mit Fotos, Texten und Kapazitäten in Deutsch und Englisch, AI Package Builder für die Zusammenstellung kompletter Veranstaltungspakete aus einer Kurzbeschreibung sowie Multi-Property-Verwaltung für Hotelgruppen. Der AI Package Builder erstellt Vorschläge, die Freigabe erfolgt durch das Hotelteam.
Das Modul kostet 250 Euro netto pro Monat und Property, unabhängig von Hausgröße und Anzahl der Nutzer. Im Tarif ROCKET Core XL ist es ohne Aufpreis enthalten.
PMS-Anbindung: Schnittstelle oder RPA
ROCKET Sales & Catering ersetzt kein PMS. Das PMS führt weiterhin Zimmer, Folio und Rechnung, das Modul übernimmt die Veranstaltungsebene und übergibt abzurechnende Positionen zurück. Apaleo ist ein Beispiel für ein PMS, das Drittanbieter im Sales-and-Catering-Bereich gezielt anbindet. Darüber hinaus lassen sich gängige und weniger verbreitete PMS auf zwei Wegen anschließen. Entweder über eine Schnittstelle, über die zwei Systeme Daten direkt austauschen, oder über den RPA-Ansatz von MICE DESK: Robotic Process Automation bedeutet, dass die Software das Hotelsystem so bedient, wie es ein Mitarbeiter tun würde — ohne dass der Hersteller eine Schnittstelle bereitstellen muss.
Die Stammdaten stehen über eine Schnittstelle zum Abruf bereit. Angeschlossene Systeme, etwa Online Booking Engines, greifen damit auf denselben Bestand zu, statt Raumbeschreibungen, Kapazitäten und Bildmaterial separat zu pflegen.
Der Erstaufbau der Stammdaten erfolgt durch das Onboarding-Team von MICE DESK. Das Standard-Setup dauert drei bis vier Wochen bis zur ersten automatisch versendeten Angebotsanfrage. Bei PMS mit offenen Schnittstellen ist die erste Anfrage nach 48 Stunden produktiv möglich. In Hotelgruppen ist ein neues Haus in Tagen startklar, Rollouts laufen parallel.
Live zu sehen ist das Modul auf der Independent Hotel Show im MOC München am 16. und 17. September 2026.
