Das Wichtigste im Überblick
Auch digital geführte Betriebe kommen nicht ohne Belege, Rechnungen und Dokumente aus. Doch was muss aufbewahrt bleiben?
Bisher galten zehn Jahre für Buchungsbelege, Bilanzen und Gewinnermittlungen sowie sechs Jahre für Geschäftsbriefe. Viele Dokumente wurden pauschal zehn Jahre archiviert. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres der letzten steuerlich relevanten Buchung.
Neuerungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz
Ab 2025 verkürzt sich die Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege auf acht Jahre, sofern die alte Frist noch nicht abgelaufen ist. Dennoch gilt für andere Dokumente weiterhin eine sechs- oder zehnjährige Frist, sodass eine sorgfältige Trennung nötig ist.
Langfristig wichtige Unterlagen
Unabhängig von gesetzlichen Fristen sollten Miet- und Kreditverträge, Kassensystem-Dokumentationen und Verfahrensdokumentationen dauerhaft archiviert werden. Zudem gelten für Corona-Hilfen besondere Aufbewahrungspflichten.
Private Aufbewahrungspflichten
Auch Privatpersonen müssen Rechnungen zu Renovierungen oder Umbauten mindestens zwei Jahre aufheben. Wichtig: Alle Pflichten gelten gleichermaßen für elektronische Unterlagen, einschließlich E-Rechnungen.
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Carolin Baars
Hospitality Relations Manager
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