Angesichts der Corona-Krise hat unser langjähriger Preferred Partner, die progros Einkaufsgesellschaft, aktuelle Infos, Tipps und Handlungsempfehlungen zusammengestellt, die die Hotellerie im Einkaufs- und Krisenmanagement kurz- und mittelfristig unterstützen.
Die Corona-Krise hat die Hotellerie fest im Griff, Hotels kämpfen mit massivsten Umsatzeinbußen oder haben ihren Betrieb sogar vorübergehend geschlossen. Zur direkten Hilfe und Unterstützung hat progros für die Hotelbranche Checklisten mit Handlungsempfehlungen, Tipps und aktuelle Informationen in Zusammenarbeit mit ihren Partnern erstellt. „Inmitten einer noch nie dagewesenen Krise der gesamten Branche wollen wir Hotels mit konkreten Handlungsempfehlungen unterstützen und unseren Beitrag leisten. Viele der Empfehlungen gelten auch für Hotels, die derzeit temporär geschlossen haben. Als Einkaufsprofis mit vier Jahrzehnten Hospitality-Kompetenz und unserem Netzwerk an professionellen Partnern können wir viele Praktiker-Tipps geben, auf was Hotels in diesen Zeiten unbedingt achten sollten“, erklärt Jochen Oehler, progros-Geschäftsführer.
Hier finden Sie die Corona-Checkliste von progros, die Sie gerne mit Quellenangabe vollständig oder auszugsweise veröffentlichen können:
Um im Falle einer Schließung des Hotels das Trinkwassernetz bei Nichtnutzung in Betrieb zu halten, einem Legionellenbefall vorzubeugen, und damit bei einer Inbetriebnahme keine separate Prüfung notwendig wird, hat die Niederberger Gruppe (www.niederberger-gruppe.de) einige Empfehlungen zusammengestellt, die wir direkt an Sie weitergeben.
Niederberger empfiehlt, 2-Personen-Teams mit der Spülung eines Trinkwassersystems zu betrauen. Person Nr. 1 geht vor und öffnet alle Kaltwasserarmaturen im Objekt/Bereich. Etwa 5 Minuten später folgt Person Nr. 2, schließt die Kaltwasser- und öffnet die Warmwasserarmaturen. Somit werden zudem eventuelle verstopfte Abflüsse rechtzeitig durch Person Nr. 2 erkannt und Überschwemmungen verhindert. Nach weiteren 5 Minuten schließt Person Nr. 1 letztlich wieder alle Warmwasserarmaturen. Je nach Bauweise und Größe eines Objektes können die sinnvollen Zeiten variieren. Eine Spülung sollte nach Möglichkeit spätestens alle 72 h erfolgen, um eine „normale“ Wasserabnahme zu simulieren. Idealerweise würden die „5 Minuten“-Spülzeit individuell ermittelt: An der weit entferntesten Armatur (meistens in den obersten Etagen) das Kaltwasser laufen lassen, eine Stoppuhr starten, die Temperatur messen und sobald die Temperatur deutlich kälter wird und sich nicht mehr ändert (Temperaturkonstanz) die Zeit stoppen. Sinnvoll ist es, zudem ein Spülprotokoll zu führen und die Maßnahmen zu dokumentieren. (www.niederberger-gruppe.de, www.progros.de)
HYGIENE IM HOTEL – DIE RICHTIGE VERHALTENSWEISE & DAS RICHTIGE „DOING“
In den Hotel-Küchen: Wenn keine Flächendesinfektion mehr zur Verfügung steht, sollten die genutzten Flächen mehrfach am Tag intensiv gereinigt werden. Durch die Mechanik von Schwamm oder Microfasertüchern mit nicht desinfizierenden Reinigungsmitteln wird die gleiche Sauberkeit erzielt, sofern man die Flächen mehrfach am Tag reinigt. Die Reinigungsutensilien sollten ebenfalls jeden Tag gewaschen werden.
In den öffentlichen Bereichen in Hotels: Hier sollten mehrfach am Tag Fahrstuhlknöpfe, Treppengeländer und Türklinken gereinigt werden. In den Toiletten betrifft das die WC-Spülung, Seifenspender, Handtuchspender & WC Bürste.
TIPP: In den öffentlichen Toiletten und Personaltoiletten könnte man einen Handwaschplan aufhängen. Es geht ja um die Sicherheit von Gast und Team.
In den Tiefgaragen: Der Kassenautomat sollte inklusive. der Kleingeldschublade mehrfach am Tag gereinigt werden.
REINIGUNGSMITTEL - MARKTLAGE
Desinfektionsmittel / Reinigungsmittel / Preise:
Die Verfügbarkeit von diversen Reinigungs- und Desinfektionsmitteln ist extrem eingeschränkt. Zudem wird jetzt der Versorgungsschwerpunkt auf das Gesundheitswesen gelegt. Dadurch kommt es zu erheblichen Lieferengpässen. Ferner sind die Preisabkommen in bestimmten Produktbereichen ausgesetzt, was auf die Nachfrage und die Lieferengpässe zurückzuführen ist. Die Preisanpassungen liegen wöchentlich bei bis zu 450% (Stand 25.03.2020).
EINKAUFS- & KOSTENMANAGEMENT
Das können Sie selbst sofort umsetzen:
Zahlungsbedingungen
Besprechen Sie mit Ihren Lieferpartnern eine temporäre Anpassung Ihrer Zahlungsbedingungen. Diese müssen natürlich auch für den Lieferpartner vertretbar sein, denn er hat zum Teil Vorlieferanten, aber natürlich auch sein Team zu bezahlen.
„Reden hilft“
Informieren Sie Ihre Lieferpartner über Ihre aktuelle Situation und erklären Sie Ihre Pläne bzw. auch Ihre aktuelle Liquiditätslage. Suchen Sie unbedingt den Dialog und finden Sie eine tragfähige und nachhaltige Lösung. Informieren Sie auch Ihr Team über Ihre Strategien.
Rechnungsprüfung verschärfen
Sollten Sie schon digitale Plattformen im Einsatz haben und darüber alle Ihre Lieferanten-Rechnungen zu 100% artikelgenau digitalisiert haben, fällt Ihnen die Rechnungsprüfung sehr leicht, da die Systeme auf Artikelebene sofort Preisabweichungen anzeigen. Sollten Sie noch „analog“ arbeiten, dann legen Sie genau jetzt noch mehr Wert auf eine verschärfte Rechnungsprüfung – insbesondere im Foodbereich.
Rückvergütungen 2019 sorgen für Liquidität
Haben Sie von Ihren Lieferanten, mit denen Sie für das Jahr 2019 Rückvergütungsabkommen oder andere Zuschüsse vereinbart haben, schon Zahlungseingänge verzeichnet?
Sachlich einkaufen
Für jetzt und auch später - Die Emotion beim Einkauf muss vor allem jetzt hinten anstehen – Produkte, die Sie einkaufen, müssen einen überdeutlichen Fokus auf Umsatzwirksamkeit haben.
Telefoneinkauf mit Bedacht
Gerade in der Küche ist der Einkauf am Telefon gang und gäbe. Das macht auch durchaus Sinn, wenn es um Sonderaktionen, -posten oder Raritäten geht. Bitte denken Sie jedoch daran, dass Sie im Falle eines Kaufes bewusster auf die Umsatzwirksamkeit der Produkte achten. Meist ist man in „action“ und hat gerade was anderes „um die Ohren“, so dass ein vorschneller Einkauf leicht mal passieren kann. In „guten Zeiten“ mag das nicht ins Gewicht fallen – jetzt aber schon!
Straffen Sie Ihre Warenkörbe bei Ihren Lieferpartnern
Streichen Sie sofort vergleichbare Artikel, die sich untereinander sehr ähneln! Konzentrieren Sie sich stattdessen nur auf ein Produkt.
Überprüfen Sie Ihr Lieferantenportfolio
Wie viele und welche Lieferpartner haben Sie? Straffen Sie Ihre Lieferantenzahl auf die wirklich nötige Menge und konzentrieren Sie sich auf die, die Ihnen mit ihren Leistungen & Produkten umsatzwirksame Effekte oder Kostenvorteile bringen.
Strukturieren Sie Bestellung & Anlieferung
Versuchen Sie, Bestellungen als auch Liefertermine zu bündeln, damit Sie insgesamt weniger Arbeits-, Prüf- und Lageraufwand haben, und die gewonnenen Ressourcen für andere Bereiche einsetzen können.
Schulungen durch Lieferpartner
Lassen Sie sich von Ihren Lieferpartnern genau jetzt schulen, wie Sie optimal mit den eingekauften Waren umgehen, um Ihre Verbräuche, Wareneinsätze und Nebenkosten zu optimieren. Beispiel: Umgang mit Reinigungsmitteln, Food-Produkten etc.
Lagerbestände reduzieren
Reduzieren Sie Ihre Lagerbestände, damit nicht Ablauf- und Verfallsdaten überschritten werden als auch die Kapitalbindung höher als nötig ist.
Stellen Sie Ihre Bestellverfahren auf digitale Plattformen um
Damit vereinfachen Sie abteilungsübergreifend alle Bestellprozesse, behalten über Genehmigungsworkflows den vollen Überblick und verbessern Ihre Liquiditätsvorschau! Nutzen Sie hierbei lieferantenunabhängige Plattformen! Teilweise stellen Ihnen Lieferanten „kostenfreie“ Webshops zur Verfügung. Das klingt im ersten Moment verführerisch. Bedenken Sie: Diese Plattformen sind natürlich nicht unabhängig, sondern verfolgen ausschließlich das Ziel, Ihnen etwas verkaufen zu wollen.
Hier hilft Ihnen progros:
Ausschreibungen
Stellen Sie Ihre Lieferabkommen auf den Prüfstand und schreiben Sie die großen und volumenstarken Sortimente offen aus. Dies machen wir pro Jahr für dutzende Hotels und Hotelgruppen und berechnen in der aktuellen Lage nur unseren „Selbstkostenpreis“. Die Entscheidung, welchen Lieferpartner Sie nehmen wollen, liegt 100% bei Ihnen – unabhängig. InfoLine: Tel. +49 (0) 61 96-50 17-0, E-Mail: einkauf@progros.de
Vertragsabkommen prüfen
Checken Sie Ihre Vertragsabkommen inklusive der Laufzeiten, Zahlungsbedingungen sowie Rückvergütungen als auch weitere finanzielle oder immaterielle Leistungen für Sie und stellen Sie sicher, ob diese Leistungen Ihnen gegenüber erbracht wurden und ob Sie das Abkommen noch brauchen bzw. ob es angepasst werden sollte. Auch hierbei können wir Sie unterstützen. InfoLine: Tel. +49 (0) 61 96-50 17-0, E-Mail: einkauf@progros.de
Wichtig ist bei allen Maßnahmen: Halten Sie - dort wo langfristig wichtig und relevant für Sie - die Treue zu Ihren Lieferpartnern! Diese sind aktuell auch voll betroffen. Erklären Sie Ihren top-Lieferpartnern, wie Sie planen vorzugehen, und dass es sich um zeitlich befristete Maßnahmen handelt, bis sich die „Normalität“ wieder eingestellt hat. Erarbeiten Sie eventuell mit Ihren wichtigsten Lieferpartnern sogar eine gemeinsame Strategie für die kommenden Wochen.
Und wenn sich alles wieder „normalisiert“ hat, dann kann man ja gut die eine oder andere Maßnahme, die vielleicht jetzt etwas „hart“ wirkt, wieder zurückfahren. Wenn Sie Infos vermissen oder den Dialog mit uns wünschen, dann sprechen Sie uns gerne an.
Die Verjährungsfrist für Forderungen endet am 31.12. Sichern Sie jetzt Ihre Ansprüche aus 2022, bevor sie verjähren! Der IHD unterstützt Sie.
Wenn Sie unsicher sind, wie Sie mögliche Verjährungsrisiken noch rechtzeitig prüfen oder absichern können: Die Expert:innen des IHD stehen Ihnen gerne unterstützend zur Seite – unkompliziert, erfahren und praxisnah.
Seit 2013 präsentiert der Hospitality HR Award moderne, innovative und mitarbeiterorientierte HR-Konzepte in der Hotellerie und Gastronomie. Eng verbunden mit dem Award ist der Hospitality HR Summit, der in diesem Jahr der Preisverleihung vorausgingen. Die Hauptpreisträger 2025 sind die Munich Hotel Alliance, das Hotel Der Blaue Reiter, Seminaris Hotels, Coffee, Brownies & Downies und der Bayerwaldhof. Die zum dritten Mal beim Hospitality HR Award verliehenen Publikumsawards von IHA und kununu gingen an das Parkhotel Bremen und an Tristar Hotels. Die Ehrenpreise der HGK nahmen SEETELHOTELS, Lieblingsfamilie und Peters – Das Genusshotel in der Wingst entgegen. Otto Lindner, Vorsitzender des Hotelverbands Deutschland (IHA), ordnet in seinem Grußwort die Bedeutung des Awards so ein: „Der Hospitality HR Award ist seit 2013 mehr als eine Preisverleihung. Er ist ein Schaufenster für Ideen, für Mut und für Innovation.“
Am 13. November 2025 dreht sich in unserem interaktiven Workshop "Cybersicherheit in der Hotellerie – Vorbereitung ist der beste Schutz" alles um den Ernstfall eines Cyberangriffs. Wir geben nicht nur einen Überblick über aktuelle Bedrohungslagen und typische Angriffsszenarien – wir gehen einen Schritt weiter und spielen praxisnah den Umgang und die Abwehr eines möglichen Cyberangriffs durch. Freuen Sie sich auf die Impulse & Insights unserer Experten aus verschiedenen Bereichen der IT und Assekuranz sowie der Krisenkommunikation. Die Plätze sind limitiert – jetzt noch schnell anmelden...
