Ab dem 1. Januar 2025 treten die europäischen Standards für E-Rechnungen in Kraft. Von diesem Zeitpunkt an wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) und anderen Rechnungsarten unterschieden. E-Rechnungen werden in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen, was eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Zusätzlich zu den europäischen Standards müssen sie den Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/ EU entsprechen. In Deutschland sind bekannte Formate XRechnung und ZUGFeRD.
Obwohl Papier-, PDF-Rechnungen und EDI nicht sofort obsolet sind und die E-Rechnung nicht unmittelbar verpflichtend ist, gibt es dennoch wichtige Details zu beachten.
Übergangsfristen und Ausnahmen
Bis Ende 2026 ist es erlaubt, für Geschäftsumsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 getätigt werden, weiterhin Papierrechnungen zu verwenden. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, dürfen ebenfalls in diesem Zeitraum verwendet werden. Allerdings ist dafür nach wie vor die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich, wie es bereits bisher der Fall war.
Bis Ende 2027 ist es erlaubt, für Geschäftsumsätze, die im Jahr 2027 getätigt werden, weiterhin Papierrechnungen zu verwenden. Elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind ebenfalls erlaubt. Wie bereits in den Jahren 2025 und 2026 ist auch hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Allerdings gibt es noch eine zusätzliche Anforderung: Der Rechnungsaussteller darf lediglich einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro haben.
Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (für das Jahr 2026) diese Grenze überschreitet, haben trotzdem noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die über den elektronischen Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Diese Regelung gilt auch für Umsätze, die im Jahr 2026 oder 2027 getätigt wurden, selbst wenn keine Umwandlung der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser kompatibel ist.
Ab 2028 sind Rechnungen gemäß dem EN-16931 Standard
Ab 2028 möchte der Bund sicherstellen, dass alle Unternehmen in der Lage sind, Rechnungen gemäß dem EN-16931 Standard zu empfangen, zu verarbeiten und zu erstellen. Zusätzlich strebt der Bund die Einführung eines einheitlichen Meldesystems an, um Unternehmen bei der Erfüllung ihrer Mehrwertsteuerpflichten zu unterstützen. Dieser Schritt erfolgt im Rahmen des ViDA (VAT in the Digital Age) der EU-Kommission und trägt zur Schaffung eines einheitlichen digitalen Binnenmarkts in Europa bei.
Unser Preferred Partner allinvos ist mit seinem Systempartner Cisbox (certified PEPPOL Access-Point-Provider) bereits heute schon in der Lage alle elektronischen Rechnungen zu empfangen und zu digitalisieren.
Peppol steht für Pan-European Public Procurement OnLine und wurde 2008 von der Europäischen Kommission ins Leben gerufen. Durch Peppol können somit sämtliche Beschaffungs- und Vergabeverfahren über Ländergrenzen hinweg problemlos elektronisch, standardisiert und automatisiert abgewickelt werden.
Was bei der Umstellung zu beachten ist
Für einen reibungslosen Übergang zu elektronischen Rechnungen empfiehlt es sich, eine passende Software einzuführen, Mitarbeiter zu schulen und sich mit ihren Steuerberatern abzustimmen.
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