Compliance

04.11.2022
Hotelführer

Interne Meldestelle für Whistleblower wird für Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden zur Pflicht

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Wir bereits mit unserer M@ilnews 26/2022 berichtet müssen im nächsten Jahr Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden interne Meldestellen einrichten, an die sich deren Beschäftigte wenden können, um Verstöße im Unternehmen zu melden. Das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) regelt den Schutz von sog. hinweisgebenden Personen (auch „Whistleblower“ genannt), die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße bekommen haben und diese an interne oder externe Meldestellen melden. Etwaige Benachteiligungen von Whistleblowern sollen zukünftig ausgeschlossen sein.

Das Bundeskabinett hatte am 27. Juli 2022 den von dem Bundesminister der Justiz vorgelegten Entwurf eines Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden beschlossen. Das Gesetz dient der Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (Hinweisgeberschutzrichtlinie).

Zu den Regelungen im Einzelnen:

Persönlicher Anwendungsbereich des HinSchG / wer kann melden?

Alle Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben. Dies können neben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern auch Selbstständige, Anteilseignerinnen und Anteilseigner oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Lieferanten sein.

Was müssen Unternehmen gewährleisten?

Unternehmen (Beschäftigungsgeber) ab 250 und mehr Beschäftigten müssen bereits ab Inkrafttreten des HinSchG dafür sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist, an die sich Beschäftigte wenden können (interne Meldestelle). Unternehmen mit 50 bis zu 249 Beschäftigten haben für die Einrichtung interner Meldestellen bis zum 17. Dezember 2023 Zeit. Die Hinweise können schriftlich, mündlich oder persönlich übermittelt werden.

Eine interne Meldestelle kann eingerichtet werden, indem eine bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird. Die internen Meldestellen prüfen die eingegangenen Meldungen und ergreifen die erforderlichen Folgemaßnahmen. Die Meldestellen haben die Vertraulichkeit der Identität hinweisgebenden Personen, der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind und der sonstigen in der Meldung genannten Personen zu wahren.

Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Sie dürfen neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben wahrnehmen, dies darf jedoch nicht zu Interessenkonflikten führen.  Die beauftragte Person muss über die notwendige Fachkunde verfügen. Die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten, soweit dadurch die vorrangige Bearbeitung nichtanonymer Meldungen nicht gefährdet wird. Es besteht allerdings keine ausdrückliche Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen.

Interne Meldekanäle müssen Meldungen mündlich, in Textform oder persönlich ermöglichen. Mündliche Meldungen müssen per Telefon oder mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung möglich sein. Auf Wunsch eines Hinweisgebers ist für eine Meldung auch eine persönliche Zusammenkunft mit der internen Meldestelle zu ermöglichen. Die interne Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen. Sie prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des Gesetzes fällt, und hält mit der hinweisgebenden Person Kontakt. Dazu prüft sie die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung und fordert ggf. weitere Informationen an und ergreift angemessene Folgemaßnahmen.

Die interne Meldestelle muss der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung eine Rückmeldung geben. Die Rückmeldung muss die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese beinhalten. Als Folgemaßnahmen kann die interne Meldestelle insbesondere interne Untersuchungen bei dem Beschäftigungsgeber und betroffene Personen und Arbeitseinheiten kontaktieren oder die hinweisgebende Person an andere zuständige Stellen verweisen. Bei Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen kann das Verfahren abgeschlossen oder wegen weiterer Untersuchungen abgegeben werden.

Unternehmen mit bis zu 249 Beschäftigten können mit anderen Unternehmen zusammen eine gemeinsame Meldestelle betreiben.

Was kann gemeldet werden?

U.a. Verstöße, die strafbewehrt oder bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient oder sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union.

Wo kann gemeldet werden?

Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können wählen, ob sie sich an eine interne Meldestelle im Unternehmen oder eine externe Meldestelle wenden. Eine zentrale externe Meldestelle soll beim Bundesamt für Justiz (BfJ) eingerichtet werden. Daneben sollen die bestehenden Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht sowie beim Bundeskartellamt als weitere externe Meldestellen mit Sonderzuständigkeiten weitergeführt werden.

Was soll gewährleistet werden?

Die Meldestellen haben unbedingt die Vertraulichkeit der Identität der Personen zu wahren. Als Schutzmaßnahmen für hinweisgebende Personen ist das Verbot von Repressalien vorgesehen. Hierzu werden alle ungerechtfertigten Nachteile, wie beispielweise Kündigung, Abmahnung, Versagung einer Beförderung, geänderte Aufgabenübertragung, Disziplinarmaßnahmen, Diskriminierung, Rufschädigung oder Mobbing gezählt, die eine hinweisgebende Person infolge einer Meldung oder Offenlegung erleidet.

Repressalien sind verboten. Erleiden hinweisgebende Person nach einer Meldung oder Offenlegung eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit, so wird vermutet, dass diese Benachteiligung eine Repressalie ist. In diesem Fall hat die Person, die die hinweisgebende Person benachteiligt hat, zu beweisen, dass die Benachteiligung auf hinreichend gerechtfertigten Gründen basierte oder dass sie nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruhte. Bei einem Verstoß gegen das Verbot von Repressalien ist der Verursacher verpflichtet, der hinweisgebenden Person den daraus entstehenden Schaden zu ersetzen.

Verstöße

Verstöße gegen die wesentlichen Vorgaben des HinSchG sollen als Ordnungswidrigkeiten mit einer Geldbuße geahndet werden können.

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