Einkaufsmanagement

21.03 2022
Hotelführer

Checkliste & Tipps zu Preisschocks & Lieferengpässen

Das können Sie jetzt tun – Checkliste & Tipps für IHA-Mitglieder

Seit Mitte 2021 erhöhen sich in vielen Bereichen die Einkaufspreise. Zudem nehmen Lieferengpässe zu. Mit dem am 24. Februar begonnenen Krieg in der Ukraine hat sich die Marktlage kurzfristig nochmals mehr verschärft: Fast alle Rohstoffe werden teurer oder gar knapper, die Energiekosten explodieren, Logistikketten reißen oder führen zumindest zu deutlichen Lieferverzögerungen. Je länger sich die Situation und alle damit in Verbindung stehenden Maßnahmen rund um den Ukraine-Konflikt hinziehen, um so länger und intensiver werden die Aus- aber auch Nachwirkungen sein. Die aktuelle Marktlage wird als gravierender eingestuft als sie es zum Beispiel zu Beginn der Corona-Pandemie war und als es phasenweise auch zu Lieferengpässen und punktuellen Preisanpassungen kam. Der große Unterschied jetzt, neben dem durch Embargos erschwerten Zugang zu bestimmten Rohstoffen: Die massiv steigenden Energiekosten. Nahezu alle Produkte & Waren, die wir in der Hotellerie & Gastronomie einsetzen und einkaufen, sind direkt oder indirekt energieabhängig und somit unmittelbar betroffen.

Steigende Einkaufskosten wirken sofort auf die Rendite. Wenn man zugrundelegt, dass eine 2-prozentige Kostensenkung im Einkauf zu einem Renditezuwachs von ca. 12 % führt (Rechenbeispiel Hotel mit einem NOP 5%; Summe aller direkten Kosten für den Einkauf von Leistungen & Produkten, die ein Hotel nicht selbst produziert), so kann man sich leicht vorstellen, was für einen Negativ-Effekt steigende Einkaufs- & Energiekosten in Höhe von 10% und mehr für ein Hotel oder Restaurant bedeuten. Und es bleibt die Frage, wie gut Kosten über die Preise an die Kunden & Gäste weitergegeben werden können. Stichwort Wettbewerb.

Daher ist jetzt zügiges Handeln erforderlich, um die Kostenentwicklungen als auch die Folgen von Lieferengpässen so gut es geht, abzufedern.

Jochen Oehler, Geschäftsführer progros
Unser Preferred Partner progros hat ein „White Paper“ mit Tipps & Empfehlungen zur kurzfristigen Einkaufsoptimierung aufgrund der jüngsten Geschehnisse erstellt. „Es gilt jetzt, in Ruhe Maßnahmen einzuleiten und umzusetzen, ohne in Panik oder Hektik zu verfallen. Dazu sehen wir keinerlei Anlass. Wichtig ist, dass ganze Team des Betriebes „mitzunehmen“ und zu sensibilisieren, denn es kommt eine große Kostenwelle auf uns zu. Auch müssen Befindlichkeiten sowie emotionale Entscheidungen für Produkte oder Lieferanten zurückstehen, bis sich die Lage wieder entspannt. Es darf alles hinterfragt werden, was direkt wirkt, jedoch die Ziele und Qualitätsversprechen des jeweiligen Betriebskonzeptes erfüllt. Was für einen Long-Stay-Betrieb oder Hotel Garni funktioniert, wird nicht unbedingt für ein „Vollhotel“ mit umfassendem Gastronomieangebot und vielen anderen Services passen“, so Jochen Oehler, Sprecher der Geschäftsführung.

Preisschocks & Lieferengpässe - Checkliste & Handlungstipps für IHA-Mitglieder

  1. Warenbestände erhöhen: Die Preise werden nicht kurzfristig sinken! Insofern kaufen Sie „heute“ günstiger ein als „morgen“. Versuchen Sie also, größere Mengen zu ordern, auch für den Fall, dass es zu kurzfristigen Warenknappheiten kommen sollte. Denken Sie hierbei nicht nur an Food- & Beverage, sondern auch an Produkte wie Ersatzteile, Werkzeuge, Leuchtmittel, Hygienepapiere, Kosmetika, Reinigungsmittel, Batterien etc.
     
  2. Lagerflächen ausbauen – Lager anmieten: Vor allem die „neuen“ Hotelkonzepte, die die letzten Jahre auf den Markt kamen, sind umsatzorientiert gebaut: Soviel Umsatz wie nur möglich pro Quadratmeter. Das führte zu kleinen Lagerflächen, weil man den „Just-in-time“-Ansatz verfolgte, so wie die produzierende Industrie seit Jahrzehnten. Dieses Konzept gerät jetzt eventuell zum Nachteil. Überlegen Sie daher, wenn Sie keine ausreichenden Lagerflächen haben, ob es Sinn macht, 1-2 Zimmer zu „schließen“ (gut und einfach erreichbar; keine Treppen, Stufen etc.) und diese dann in Lagerfläche umzuwandeln (Inventar abdecken und vor Beschädigung schützen). Eine weitere Option könnte auch sein, ein externes Zentrallager anzumieten. Sie haben dann mehr Fläche, alles an einem Punkt und die Lieferanten eventuell niedrigere Logistikkosten und einfachere Lieferbedingungen.
     
  3. Lieferfrequenzen reduzieren: Die Logistikkosten steigen durch höhere Energiepreise weiter. Insofern steigen die Kosten für die Zulieferer, die diese Kosten wieder an Sie weitergeben (müssen). Reduzieren Sie daher ggf. die Häufigkeit der Anlieferungen, denn jede Lieferung ist auch mit zusätzlichen Logistikkosten verbunden, die in die Preise einkalkuliert oder direkt „gezeigt“ werden.
     
  4. Bündeln von Wareneinkauf: Versuchen Sie getreu dem Prinzip „soviel wie möglich so wenig wie nötig“ Ihren Wareneinkauf zu bündeln. Je mehr auf dem LKW an Ware drauf ist, umso besser für Sie und in der Regel auch für die Einkaufskosten insgesamt.
     
  5. Sortimente straffen und Produktstandards festlegen: Reduzieren Sie die Auswahl an Produkten, die Sie einkaufen und verdichten Sie Ihre Sortimente. Dies geht sehr gut im C-Artikel-Bereich (hohe Mengen, (noch) niedrige Preise) sowie bei allen Produktgruppen, die keine „emotionale Bedeutung“ haben – weder für Ihre Gäste noch für Ihr Team.
     
  6. Team sensibilisieren: Sensibilisieren Sie Ihr Team in Bezug auf die aktuelle Kostenentwicklung, auf das Einkaufsverhalten, auf das Fahrverhalten mit Firmenfahrzeugen oder den generellen, sorgsamen Umgang mit Ihrem Betriebsvermögen.
     
  7. Convenience Produkte: Auch der zwischenzeitliche Einsatz von Convenience-Produkten darf in dieser Zeit durchaus diskutiert und kritisch auf den Prüfstand gestellt werden. Es gibt sehr viele professionelle und qualitativ hochwertige Lösungen, durch die das Warenlager als auch der Warenverbrauch deutlich optimiert werden können.
     
  8. Ausschreibungen vertagen: Versuchen Sie, in der aktuellen Marktlage, Ausschreibungen zu vertagen, sollte es machbar sein. Da die Märkte derart verunsichert sind, wird jeder Lieferant diese „Unsicherheit“ in Angebotspreise einbauen (müssen). Suchen Sie stattdessen bei Preissteigerungen, die Ihnen Ihr Lieferant ankündigt, den Dialog mit dem Lieferpartner.
     
  9. Netzwerk & Volumenvorteile nutzen: Sollten Sie einem großen Einkaufspool / Einkaufsgemeinschaft angeschlossen sein, dann ist jetzt genau die richtige Zeit, die Zusammenarbeit zu intensivieren. Durch die Volumen der Einkaufspools / Einkaufsgemeinschaften entstehen für alle Liefertanten Mengen-, Vertriebs- & Prozessvorteile. Daher kommt es, dass Hotels, die mit Einkaufsgemeinschaften / Einkaufspools arbeiten, schon seit längerem spürbar niedrigere Kostensteigerungen erfahren, als einzelne Hotels oder kleinere Hotelketten.

InfoLine
progros
Tel. +49 (0) 61 96-50 17-830
E-Mail: progros@progros.de
Web: www.progros.de

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